Combien coûte un assistant IA vs un assistant humain (comparatif honnête)

Vous êtes à votre bureau un dimanche soir, en train de rattraper les devis en retard et les relances clients de la semaine. Vous vous dites, pour la troisième fois ce mois-ci : « Il me faudrait quelqu'un. » Quelqu'un pour répondre aux demandes quand vous êtes sur le terrain. Quelqu'un pour relancer les devis qui dorment dans les boîtes mail. Quelqu'un pour que vos journées ne débordent plus systématiquement sur vos soirées.

Le réflexe naturel, c'est de penser à un assistant ou une assistante à temps partiel. Quelques heures par semaine, un mi-temps peut-être. Mais quand vous commencez à poser les chiffres, salaire, charges, formation, gestion, le budget grimpe vite. Alors vous entendez parler d'assistants IA, de ces outils qui promettent d'automatiser une partie du travail administratif pour une fraction du prix. Le problème : comparer le coût d'un assistant IA vs humain revient souvent à comparer des pommes et des oranges, sans que personne ne prenne la peine de poser les vrais chiffres sur la table.

C'est ce qu'on va faire ici. Pas de promesses miraculeuses, pas de « l'IA va tout remplacer ». Un comparatif honnête, poste par poste, pour vous aider à prendre la bonne décision selon votre situation.

Ce que coûte réellement un assistant humain à temps partiel

Commençons par le poste que vous connaissez le mieux, du moins en apparence. Embaucher un assistant administratif à mi-temps (17,5 heures par semaine), c'est un engagement financier dont le bulletin de salaire ne raconte qu'une partie de l'histoire.

Au SMIC en 2025, le salaire brut pour un mi-temps tourne autour de 890 euros par mois. Une fois les charges patronales ajoutées (entre 25 et 42 % selon votre régime et les exonérations dont vous bénéficiez), vous arrivez à un coût employeur compris entre 1 100 et 1 260 euros mensuels. Ce chiffre, la plupart des dirigeants de TPE le connaissent.

Ce qu'ils oublient, ce sont les coûts périphériques.

Il y a d'abord le temps de recrutement. Selon une étude de la DARES publiée en 2023, le délai moyen de recrutement en France dépasse neuf semaines pour les postes administratifs. Neuf semaines pendant lesquelles vous continuez à tout gérer seul, tout en consacrant du temps aux entretiens et à la sélection. La formation vient ensuite : même un profil expérimenté a besoin de comprendre vos tarifs, vos clients, vos habitudes. Comptez deux à quatre semaines avant qu'il soit autonome.

Ajoutez le poste de travail (ordinateur, logiciel, éventuellement un bureau), la mutuelle obligatoire, les congés payés qui représentent environ 10 % du coût annuel, et vous atteignez un budget réaliste de 1 400 à 1 600 euros par mois, tout compris, pour un mi-temps au SMIC. Un profil plus qualifié, capable de gérer la comptabilité de base ou la relation client avec autonomie ? La facture dépasse les 2 000 euros mensuels.

Ce n'est pas une critique de l'embauche. Un assistant humain apporte une chose irremplaçable : le jugement en situation complexe, l'empathie dans la relation client, la capacité à s'adapter à l'imprévu. La question est de savoir si vous avez besoin de ces qualités pour toutes vos tâches administratives, ou seulement pour une partie d'entre elles.

Ce que coûte réellement un assistant IA

Du côté de l'intelligence artificielle, la grille tarifaire est très différente, et souvent mal comprise. Trois grandes catégories de solutions coexistent sur le marché français, et leurs prix n'ont rien à voir entre elles.

Les outils gratuits d'abord : ChatGPT dans sa version de base, les assistants intégrés à Google ou Microsoft. Ils peuvent répondre à des questions, rédiger un email, reformuler un texte. Mais ils ne connaissent pas vos clients, ne retiennent rien d'une conversation à l'autre, et ne peuvent pas envoyer un message ou un rappel de leur propre initiative. Pour un usage professionnel structuré, leur utilité reste limitée.

Les plateformes d'automatisation ensuite : Zapier, Make, ou des CRM comme HubSpot ou Axonaut. Elles permettent de créer des enchaînements automatiques. Un formulaire rempli déclenche un email. Un devis signé génère une facture. Sauf que la mise en place est lourde. Ces outils demandent de la configuration, parfois plusieurs jours de paramétrage, et souvent les compétences d'un intégrateur. Budget mensuel : entre 50 et 300 euros pour les abonnements, plus un coût de configuration initial qui peut atteindre plusieurs milliers d'euros.

Troisième catégorie : les assistants IA spécialisés, conçus pour un usage métier précis. Ils fonctionnent dans un outil que vous utilisez déjà (comme WhatsApp), retiennent les informations de vos clients, et peuvent agir de manière proactive : relancer un devis, rappeler un rendez-vous, préparer un récapitulatif. Leur tarif se situe entre 50 et 150 euros HT par mois, sans frais d'installation. Certains, comme les assistants spécialisés pour les artisans et indépendants, proposent des formules autour de 79 euros HT/mois avec une période d'essai gratuite et aucun coût de mise en place.

La comparaison brute des chiffres est parlante : là où un mi-temps humain coûte entre 1 400 et 2 000 euros par mois, un assistant IA spécialisé représente un budget de 80 à 150 euros. Mais cette comparaison ne vaut rien si on ne regarde pas ce que chacun est capable de faire concrètement.

Ce que l'IA fait bien, et ce qu'elle ne sait pas faire

C'est ici que les comparatifs habituels tombent dans le piège de la simplification. Ils vous montrent un tableau avec deux colonnes, des coches vertes partout pour l'IA, et concluent que la messe est dite. La réalité est plus nuancée.

Un assistant IA excelle dans les tâches répétitives, structurées et prévisibles. Répondre aux demandes de disponibilité selon un planning défini. Envoyer des rappels automatiques avant un rendez-vous. Compiler les informations d'un client dans une fiche structurée. Rédiger un premier jet de devis à partir de données existantes. Relancer par message un prospect qui n'a pas donné suite depuis dix jours. La règle : tout ce qui suit un schéma reproductible est un bon candidat.

Quand Marc, plombier à Toulouse, a commencé à utiliser un assistant IA sur WhatsApp, c'est la relance des devis qui l'a le plus surpris. « J'avais entre 5 000 et 8 000 euros de devis non signés chaque mois, raconte-t-il. Pas parce que les clients ne voulaient pas, mais parce que personne ne les relançait. Le soir, je pensais à autre chose. » Chaque devis non signé au bout de cinq jours fait désormais l'objet d'un message de relance automatique. Son taux de transformation est passé de 35 à 52 % en trois mois. Pas mal pour un outil à 79 euros.

En revanche, un assistant IA ne gère pas un client mécontent qui appelle en colère. Il ne négocie pas un délai de paiement avec un fournisseur en tenant compte de votre historique relationnel. Il ne sent pas qu'un prospect hésite pour adapter son discours en conséquence. Ces situations demandent de l'intelligence émotionnelle, de la créativité sociale, du jugement : tout ce qui fait la valeur d'un être humain compétent.

Comment faire le bon choix pour votre situation

Pas de réponse universelle ici. Le bon arbitrage dépend de votre volume d'activité, de la nature de vos tâches administratives et de votre rapport au numérique. Voici une méthode en quatre étapes pour y voir clair.

Étape 1 : inventoriez vos tâches administratives sur une semaine

Pendant cinq jours ouvrés, notez chaque tâche administrative que vous effectuez et le temps qu'elle vous prend. Un carnet ou une note sur votre téléphone, ça suffit. L'objectif est de distinguer trois catégories : les tâches répétitives (relances, rappels, saisie d'informations) qui suivent toujours le même schéma ; les tâches à jugement modéré (rédaction de devis personnalisés, réponses à des questions clients classiques) qui nécessitent un peu d'adaptation ; les tâches à fort jugement (négociation, gestion de litiges, conseil personnalisé) qui demandent votre expertise propre.

Étape 2 : chiffrez le coût de votre temps administratif

Si vous facturez 50 euros de l'heure sur le terrain et que vous passez huit heures par semaine en administratif, c'est 400 euros par semaine de manque à gagner, soit environ 1 700 euros par mois. Ce calcul, aussi simple qu'il paraisse, est révélateur. Pour calculer le retour sur investissement de l'IA dans votre activité, c'est le point de départ.

Étape 3 : évaluez ce que l'IA peut absorber

Dans la plupart des cas, entre 40 et 60 % des tâches administratives d'un indépendant tombent dans la catégorie « répétitives et structurées ». C'est le terrain de jeu de l'IA. Si votre inventaire montre cinq heures par semaine de tâches répétitives, un assistant IA à 79 euros par mois pourrait vous en libérer trois à quatre. Au tarif horaire de 50 euros, cela représente entre 600 et 800 euros de temps récupéré chaque mois, pour un investissement de 79 euros. Le comparatif penche alors nettement en faveur de l'IA pour cette tranche de tâches.

Pour démarrer concrètement, consultez notre guide pour débuter avec un assistant IA : les premières tâches à déléguer y sont détaillées étape par étape.

Étape 4 : décidez si le complément humain est nécessaire

Une fois les tâches répétitives confiées à l'IA, regardez ce qui reste. Si vous avez encore trois ou quatre heures de tâches à fort jugement qui débordent de vos journées, un assistant humain, même quelques heures par semaine, prend tout son sens. L'approche la plus rentable pour beaucoup de TPE, c'est la combinaison : l'IA pour le volume et la régularité, l'humain pour la complexité et la relation.

Isabelle, formatrice indépendante à Nantes, a adopté cette configuration. L'IA gère ses rappels de sessions, le suivi de ses propositions de formation et la compilation de ses évaluations de fin de stage. Elle garde une assistante quatre heures par semaine pour la relecture de ses supports pédagogiques et la coordination avec les services RH de ses clients. Son budget total, IA plus assistante ponctuelle, reste inférieur à ce que lui coûterait un mi-temps classique, pour une couverture plus large de ses besoins. « J'ai longtemps cru qu'il me fallait une assistante à plein temps, confie-t-elle. En réalité, j'avais besoin d'un outil pour le volume et d'une personne pour la finesse. » Pour la gestion des emails en particulier, notre guide sur comment trier vos emails efficacement détaille les gains possibles.

Le vrai calcul : au-delà du prix mensuel

Réduire le coût d'un assistant IA vs humain à une simple comparaison de prix mensuel, c'est passer à côté de l'essentiel. Plusieurs facteurs rarement mentionnés pèsent dans la balance.

La disponibilité, d'abord. Un assistant humain travaille aux heures convenues. Un assistant IA répond à 22 heures quand un client envoie un message, le samedi quand une demande de devis arrive, le dimanche quand vous préparez votre semaine. Pour les artisans dont les clients les contactent en dehors des heures de bureau, cette permanence a une valeur économique réelle.

La montée en charge, ensuite. Si votre activité accélère (un gros chantier, une saison haute, un bouche-à-oreille qui fonctionne), un assistant humain à mi-temps est vite débordé. Augmenter ses heures, c'est augmenter le coût proportionnellement. Un assistant IA absorbe un doublement de volume sans surcoût.

La conformité, enfin. Le RGPD impose des obligations strictes sur le traitement des données personnelles de vos clients. Avec un assistant humain, vous devez vous assurer qu'il respecte les procédures de confidentialité. Avec un assistant IA hébergé en Europe, les garanties de protection des données sont intégrées à l'outil. L'AI Act européen entre en vigueur progressivement d'ici août 2026 : les outils conformes offriront un avantage de tranquillité supplémentaire.

Mais il y a des choses que l'argent ne mesure pas. La présence physique d'un collaborateur dans vos locaux. Le fait de pouvoir dire « tu peux t'occuper de ça ? » en montrant un dossier du doigt. La conversation autour du café qui fait remonter une information utile. Quand on travaille seul depuis longtemps, ça compte.

Faire le premier pas sans risque

Le comparatif tient en trois constats. L'assistant IA est imbattable sur le rapport coût-efficacité pour les tâches répétitives et structurées. L'assistant humain reste indispensable pour les situations qui exigent du jugement, de l'empathie et de l'adaptation en temps réel. La combinaison des deux est souvent la formule la plus intelligente pour une TPE qui veut grandir sans se ruiner.

Bonne nouvelle : tester la première option ne demande ni engagement ni investissement. Si vous voulez voir concrètement ce qu'un assistant IA peut absorber dans votre quotidien, Le Compagnon offre sept jours d'essai gratuit sur WhatsApp, de quoi mesurer l'impact sur vos propres tâches, avec vos propres clients, avant de décider quoi que ce soit.

Pour approfondir la question de la rentabilité, consultez notre guide complet sur l'assistant IA pour les professionnels.

Reste à savoir si l'investissement en vaut la peine dans votre situation précise. C'est ce que détaille notre guide pour calculer le ROI réel de l'IA, avec une méthode en quatre étapes et des chiffres concrets pour chaque type d'activité.

Questions fréquentes

Un assistant IA peut-il complètement remplacer un assistant humain ?

Non. Un assistant IA prend en charge les tâches répétitives et prévisibles : relances, rappels, compilation d'informations. Pour tout ce qui demande du jugement, de la négociation ou la gestion de situations imprévues, un collaborateur humain reste nécessaire. L'IA complète, elle ne remplace pas.

Quel budget prévoir pour un assistant IA quand on est indépendant ?

Les assistants IA spécialisés pour les professionnels coûtent entre 50 et 150 euros HT par mois, sans frais d'installation. C'est dix à vingt fois moins qu'un assistant humain à mi-temps. L'investissement se rentabilise dès que l'outil vous libère quelques heures de tâches administratives par semaine.

Les données de mes clients sont-elles protégées avec un assistant IA ?

Question essentielle. Privilégiez un outil hébergé en Europe, conforme au RGPD, avec des conditions claires sur la conservation et l'utilisation des données. Demandez où sont stockées les informations, qui y a accès, et si elles servent à entraîner d'autres modèles. Un fournisseur sérieux répond à ces questions sans détour.

Combien de temps faut-il pour qu'un assistant IA soit opérationnel ?

La plupart des assistants IA spécialisés sont fonctionnels en quelques heures, contre plusieurs semaines pour un assistant humain. La configuration initiale, vos tarifs, vos services, vos préférences de communication, se fait progressivement, au fil de l'utilisation. Pas besoin de tout paramétrer avant de commencer.